E-Mail-Verteiler in Outlook erstellen
Ein E-Mail-Verteiler (auch Verteilerliste oder Kontaktgruppe genannt) in Outlook ist eine hervorragende Möglichkeit, E-Mails an eine Gruppe von Personen gleichzeitig zu senden, ohne jede Adresse einzeln eingeben zu müssen. Ob für Teammitteilungen, Familien-Updates oder regelmäßige Newsletter – die Erstellung eines E-Mail-Verteilers spart Zeit und sorgt dafür, dass alle Empfänger gleichzeitig erreicht werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in Outlook einen E-Mail-Verteiler erstellen.
Schritte zur Erstellung eines E-Mail-Verteilers in Outlook
1. Outlook öffnen
Öffnen Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer oder in der Webversion (Outlook.com oder Outlook für Office 365), um mit der Erstellung des E-Mail-Verteilers zu beginnen.
E-Mail-Verteiler in Outlook Desktop (Windows/Mac) erstellen
2. Zu den Kontakten wechseln
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie im linken Menü auf „Personen“ oder „Kontakte“. In der Desktop-Version von Outlook können Sie auch oben im Menü auf „Start“ klicken und dann „Personen“ auswählen.
3. Neue Kontaktgruppe erstellen
- Klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe“. Diese Option befindet sich normalerweise oben in der Symbolleiste unter „Start“.
- In älteren Versionen von Outlook könnte dies auch „Neuer Verteiler“ oder „Neue Gruppe“ genannt werden.
4. Kontaktgruppe benennen
- Geben Sie im Feld „Name“ einen Namen für Ihren E-Mail-Verteiler ein. Dieser Name wird verwendet, um den Verteiler später in Ihren Kontakten zu identifizieren (z. B. „Team Marketing“ oder „Familie“).
5. Mitglied hinzufügen
- Klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie aus, ob Sie Personen aus Ihren Outlook-Kontakten oder aus einer anderen E-Mail-Adresse hinzufügen möchten.
- Aus Outlook-Kontakten: Wählen Sie diese Option, wenn die Mitglieder bereits in Ihrer Kontaktliste gespeichert sind. Suchen Sie nach den Namen der Kontakte und klicken Sie auf „Mitglied hinzufügen“.
- Per E-Mail-Adresse: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine E-Mail-Adresse hinzufügen möchten, die nicht in Ihrer Kontaktliste gespeichert ist. Geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
6. Weitere Mitglieder hinzufügen
- Wiederholen Sie den Schritt, um weitere Mitglieder hinzuzufügen. Sie können beliebig viele Personen zu Ihrer Kontaktgruppe hinzufügen.
7. Kontaktgruppe speichern
- Nachdem Sie alle gewünschten Mitglieder hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Speichern und schließen“.
- Die Kontaktgruppe erscheint nun in Ihrer Kontakte-Liste unter dem von Ihnen vergebenen Namen.
8. E-Mail an den Verteiler senden
- Um eine E-Mail an Ihren neu erstellten Verteiler zu senden, öffnen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den Namen der Kontaktgruppe in das „An“-Feld ein.
- Outlook wird automatisch alle Mitglieder der Gruppe hinzufügen und die E-Mail an alle Empfänger senden.
E-Mail-Verteiler in Outlook Web (Office 365, Outlook.com) erstellen
2. Zu den Kontakten wechseln
- Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-Konto an und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen).
- Wählen Sie „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ aus und gehen Sie zu „E-Mail“ > „Kontakte“.
3. Neue Kontaktgruppe erstellen
- Klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe“.
- Geben Sie einen Namen für die Kontaktgruppe ein (z. B. „Team Projekt X“).
4. Mitglieder hinzufügen
- Klicken Sie auf „Mitglieder hinzufügen“ und wählen Sie entweder „Aus Kontakten“ oder „Neue E-Mail-Adresse hinzufügen“.
- Wenn die Mitglieder bereits in Ihren Kontakten gespeichert sind, suchen Sie deren Namen aus.
- Falls Sie eine E-Mail-Adresse hinzufügen möchten, geben Sie diese direkt ein.
5. Speichern
- Nachdem Sie alle gewünschten Mitglieder hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Speichern“.
- Ihre neue Kontaktgruppe wird nun in Ihren Kontakten angezeigt.
6. E-Mail an die Kontaktgruppe senden
- Erstellen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den Namen der Kontaktgruppe in das „An“-Feld ein.
- Outlook wird automatisch die E-Mail an alle Mitglieder der Gruppe senden.
Tipps für die Nutzung von E-Mail-Verteilern
- Verteiler bearbeiten: Sie können jederzeit eine bestehende Kontaktgruppe bearbeiten. Gehen Sie zu „Kontakte“ und wählen Sie die Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf „Bearbeiten“ und fügen Sie nach Bedarf Mitglieder hinzu oder entfernen Sie diese.
- Verteiler regelmäßig aktualisieren: Wenn sich Mitgliedschaften oder E-Mail-Adressen ändern, aktualisieren Sie die Gruppe regelmäßig, damit die E-Mails immer an die richtigen Personen gesendet werden.
- Verteiler für bestimmte Projekte verwenden: Nutzen Sie Kontaktgruppen nicht nur für dauerhafte Teams oder Abteilungen, sondern auch für temporäre Projekte, damit Sie schnell und einfach mit allen Projektmitgliedern kommunizieren können.
- Sicherstellen, dass der Verteiler korrekt angezeigt wird: Bei großen Kontaktgruppen sollten Sie sicherstellen, dass der E-Mail-Verteiler im „An“-Feld korrekt angezeigt wird. Andernfalls könnte die E-Mail fälschlicherweise als Spam markiert werden.
Fazit
Die Erstellung eines E-Mail-Verteilers in Outlook spart Ihnen viel Zeit, insbesondere wenn Sie regelmäßig Nachrichten an eine bestimmte Gruppe von Personen senden müssen. Egal ob für Team-E-Mails, familiäre Mitteilungen oder projektbezogene Kommunikation – mit einem E-Mail-Verteiler können Sie alle Empfänger gleichzeitig erreichen, ohne jede E-Mail-Adresse manuell eingeben zu müssen. Mit den oben beschriebenen Schritten können Sie schnell und einfach eine Kontaktgruppe erstellen und effizienter arbeiten.
Kommentar hinterlassen
Du musst angemeldet sein, um einen Kommentar abzugeben.