Freigegebenes Postfach als vollwertiges E-Mail-Konto in Outlook einbinden

Anleitung: Freigegebenes Postfach als vollwertiges E-Mail-Konto in Outlook einbinden

In Microsoft Outlook können Sie ein freigegebenes Postfach (Shared Mailbox) so einrichten, dass es wie ein vollständiges E-Mail-Konto funktioniert. Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer auf ein gemeinsames Postfach zugreifen und E-Mails senden sowie empfangen müssen. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie ein freigegebenes Postfach in Outlook einbinden.

Voraussetzungen

• Sie müssen über die entsprechenden Berechtigungen für das freigegebene Postfach verfügen. In der Regel wird dies durch den Administrator Ihrer Organisation konfiguriert.
• Sie sollten über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen, da die Funktion für freigegebene Postfächer in einer Exchange-Umgebung verfügbar ist.

Schritt 1: Outlook öffnen

Öffnen Sie Microsoft Outlook auf Ihrem Computer.

Schritt 2: Kontoeinstellungen aufrufen

1. Klicken Sie auf „Datei“ in der oberen linken Ecke von Outlook.
2. Wählen Sie „Kontoeinstellungen“ und dann „Kontoeinstellungen…“ aus dem Dropdown-Menü.

Schritt 3: Freigegebenes Postfach hinzufügen

1. Im Fenster Kontoeinstellungen wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus und klicken auf „Ändern“.
2. Klicken Sie nun auf „Weitere Einstellungen…“.
3. Wechseln Sie zum Tab „Erweitert“.

Schritt 4: Freigegebenes Postfach hinzufügen

1. Klicken Sie im Bereich „Postfächer“ auf „Hinzufügen…“.
2. Geben Sie den Namen des freigegebenen Postfachs ein (dieser Name sollte Ihnen von Ihrem Administrator zur Verfügung gestellt werden) oder klicken Sie auf „Postfach suchen“ und wählen Sie das freigegebene Postfach aus der Liste.
3. Nachdem das freigegebene Postfach angezeigt wird, klicken Sie auf „OK“.

Schritt 5: Änderungen speichern

1. Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf „Fertig stellen“, um die Einrichtung abzuschließen.
2. Klicken Sie im Fenster „Kontoeinstellungen“ auf „Schließen“.

Schritt 6: Freigegebenes Postfach in Outlook anzeigen

Nachdem das freigegebene Postfach hinzugefügt wurde, können Sie es in der Ordnerspalte von Outlook sehen. Es wird unter Ihrem Haupt-E-Mail-Konto angezeigt, jedoch mit einem eigenen Postfachnamen.

• E-Mails empfangen: Sie können E-Mails im freigegebenen Postfach empfangen und anzeigen, genau wie bei Ihrem eigenen Posteingang.
• E-Mails senden: Wenn Sie eine neue E-Mail verfassen, können Sie im „Von“-Feld das freigegebene Postfach auswählen, um E-Mails von dieser Adresse zu senden.

Schritt 7: Freigegebenes Postfach als vollwertiges E-Mail-Konto nutzen

Das freigegebene Postfach wird nun in Ihrem Outlook wie ein vollwertiges E-Mail-Konto angezeigt. Sie können E-Mails senden, empfangen und auf E-Mails antworten, die an dieses Postfach gesendet werden.

Zusätzliche Hinweise:

• Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Berechtigungen für das freigegebene Postfach haben. Wenn Sie keine Berechtigungen zum Senden von E-Mails im Namen des Postfachs haben, müssen Sie diese vom Administrator anfordern.
• Kalender und Kontakte: Ein freigegebenes Postfach kann auch einen Kalender und Kontakte enthalten. Diese können Sie ebenfalls direkt in Outlook verwenden, sofern der Administrator diese Funktionen freigegeben hat.

Fazit

Durch das Einbinden eines freigegebenen Postfachs als vollwertiges E-Mail-Konto in Outlook haben Sie die Möglichkeit, nahtlos mit einem gemeinsamen Postfach zu arbeiten, E-Mails zu senden und zu empfangen und den Posteingang sowie andere Ordner zu verwalten. Diese Funktion ist besonders für Teams und Organisationen von großem Nutzen, die gemeinsam auf ein Postfach zugreifen müssen.