Kurzanleitung – Datenschutz in einem Verein

Die Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Verein: Ein ganzheitlicher Ansatz für alle Mitglieder

Die Umsetzung des Datenschutzes im Verein ist eine Aufgabe, die alle Mitglieder betrifft und nicht nur den Vorstand. Datenschutz kann nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn jeder im Verein Verantwortung übernimmt. Dieses gemeinsame Handeln ist entscheidend für den Erfolg einer datenschutzkonformen Organisation. Es ist daher wichtig, dass der Verein als Ganzes sich mit den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auseinandersetzt.

Vorabhinweis: Dieser Leitfaden dient als Einstiegshilfe für die Umsetzung der DSGVO im Verein. Er wurde nach bestem Wissen erstellt und stellt keine Rechtsberatung dar. Der Leitfaden ist nicht vollständig und enthält keine spezifischen Dokumente. Der Autor übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der Angaben und ist nicht für Schäden verantwortlich, die durch Auslassungen oder Fehler entstehen.

Wichtige Aspekte und Schritte zur Umsetzung der DSGVO im Verein:

1. Das Organigramm

Schritt 1: Haben Sie ein Organigramm für Ihren Verein?

• Erläuterung: Ein Organigramm verschafft Ihnen einen klaren Überblick über die Struktur des Vereins. Es zeigt auf, wer in welchem Bereich des Vereins tätig ist, einschließlich der Spielgemeinschaften (SG), Fördervereine oder anderer Bereiche. Nur durch eine transparente Struktur können die Datenschutzaufgaben klar zugewiesen werden.

2. Das Datenschutzhandbuch

Schritt 2: Haben Sie ein Datenschutzhandbuch für Ihren Verein erstellt?

• Erläuterung: Ein Datenschutzhandbuch definiert die Prozesse und Strukturen zur Umsetzung des Datenschutzes im Verein. Es erfüllt die Anforderungen der DSGVO und dient als Grundlage für die Dokumentationspflichten. Ein solches Handbuch ist eine der wichtigsten Säulen der Rechenschaftspflicht im Datenschutz. Es kann auf traditionelle Weise (z. B. als Papierdokument) oder digital (mit Softwarelösungen) geführt werden.

3. Zuständigkeiten klären

Schritt 3: Haben Sie festgelegt, wer im Verein für den Datenschutz zuständig ist?

• Erläuterung: Es muss klar sein, wer für welche Datenschutzaufgaben zuständig ist. Dies kann die EDV, Mitgliederverwaltung, Personalakten oder auch die Pflege der Website betreffen. Eine lückenlose und nachvollziehbare Dokumentation der Zuständigkeiten ist entscheidend. In vielen Vereinen übernehmen kleinere Vorstände diese Aufgaben, was zu Interessenkonflikten führen kann. Größere Vereine tendieren dazu, diese Aufgaben der Geschäftsstelle zu übertragen.

4. Der Datenschutzbeauftragte

Schritt 4: Benötigt Ihr Verein einen Datenschutzbeauftragten?

• Erläuterung: Ein Datenschutzbeauftragter (DSB) ist erforderlich, wenn mindestens 20 Personen regelmäßig mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind. Der DSB sollte schriftlich bestellt und bei der zuständigen Datenschutzbehörde gemeldet werden.

5. Einwilligungen und Veröffentlichungen

Schritt 5: Haben Sie die notwendigen Einwilligungen zur Veröffentlichung von Mitgliederdaten eingeholt?

• Erläuterung: Für die Verarbeitung und Veröffentlichung von personenbezogenen Daten, wie Fotos oder Namen von Mitgliedern, muss die Zustimmung eingeholt werden. Dies gilt besonders, wenn personenbezogene Daten auf der Vereinswebsite oder in Flyern verwendet werden. Besondere Vorsicht ist bei der Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos oder -daten geboten.

6. Verarbeitungsverzeichnis

Schritt 6: Haben Sie ein Verzeichnis der Datenverarbeitungsprozesse im Verein erstellt?

• Erläuterung: Nach der DSGVO sind alle Datenverarbeitungen zu dokumentieren. Dazu gehören die Erfassung von Mitgliedsdaten, die Abwicklung von Zahlungen oder auch die Erhebung von Daten zu Vereinszwecken. Das Verarbeitungsverzeichnis sollte in einem Dokument (z. B. Excel oder Word) oder auch über spezialisierte Software geführt werden.

7. Datenschutz-Folgenabschätzung

Schritt 7: Haben Sie eine Risikobeurteilung (Folgenabschätzung) Ihrer Datenverarbeitung vorgenommen?

• Erläuterung: Wenn eine Datenverarbeitung zu hohen Risiken für die Rechte der betroffenen Personen führen könnte, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Verarbeitung der Daten vom üblichen Rahmen eines Vereins abweicht.

8. Auftragsverarbeitung

Schritt 8: Werden personenbezogene Daten an externe Stellen weitergegeben?

• Erläuterung: Wenn personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, beispielsweise an einen externen IT-Dienstleister oder Steuerberater, müssen Sie einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) abschließen. Diese Vereinbarung schützt die Daten und stellt sicher, dass der Dienstleister die Daten nur gemäß Ihrer Anweisung verarbeitet.

9. Schulung und Sensibilisierung

Schritt 9: Werden alle Funktionsträger und Mitarbeiter regelmäßig in Datenschutzfragen geschult?

• Erläuterung: Alle Personen im Verein, die mit personenbezogenen Daten umgehen, müssen regelmäßig in Datenschutzfragen geschult werden. Dies gilt für alle Funktionsträger wie Vorstände, Trainer, Übungsleiter und andere Mitarbeiter. Eine Dokumentation der Schulungen ist erforderlich.

10. Verpflichtungserklärungen

Schritt 10: Haben alle Funktionsträger eine Verpflichtungserklärung zum Datenschutz unterzeichnet?

• Erläuterung: Alle Personen, die mit personenbezogenen Daten im Verein arbeiten, müssen über ihre Verpflichtung zur Wahrung des Datenschutzes informiert werden. Dies sollte in Form einer unterschriebenen Verpflichtungserklärung erfolgen.

11. Informationsanspruch

Schritt 11: Stellen Sie den betroffenen Personen die notwendigen Informationen zum Datenschutz zur Verfügung?

• Erläuterung: Betroffene Personen (z. B. Mitglieder) haben das Recht, umfassend über die Verarbeitung ihrer Daten informiert zu werden. Diese Informationen müssen vor Beginn der Datenverarbeitung zur Verfügung gestellt werden, z. B. durch Datenschutzerklärungen auf der Vereinswebsite oder in der Vereinszeitschrift.

12. Meldepflichten bei Datenschutzverletzungen

Schritt 12: Sind Sie auf eine Datenpanne vorbereitet?

• Erläuterung: Bei einer Verletzung des Datenschutzes, wie z. B. durch Cyberangriffe oder Datenverlust, müssen Sie dies der zuständigen Datenschutzbehörde melden. Auch die betroffenen Personen sind unverzüglich zu informieren.

13. Datensicherheit und Organisation

Schritt 13: Haben Sie geeignete Maßnahmen zur Datensicherheit und Datenorganisation getroffen?

• Erläuterung: Für den Schutz der personenbezogenen Daten müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Dazu gehören Sicherheitsvorkehrungen für die IT-Infrastruktur sowie der Umgang mit Daten in Papierform.

14. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Schritt 14: Haben Sie alle technischen und organisatorischen Maßnahmen dokumentiert?

• Erläuterung: Alle Maßnahmen, die im Bereich Datenschutz und Datensicherheit getroffen werden, müssen dokumentiert werden. Dies dient als Nachweis für die Einhaltung der DSGVO.

15. Nachweispflichten

Schritt 15: Haben Sie alle getroffenen Datenschutzmaßnahmen protokolliert?

• Erläuterung: Sämtliche Schritte, die im Rahmen des Datenschutzes ergriffen werden, müssen nachgewiesen und dokumentiert werden. Diese Nachweise dienen als Beleg für die DSGVO-konforme Umsetzung und sind auf Anfrage der Datenschutzbehörden vorzulegen.

Fazit: Die Umsetzung der DSGVO im Verein ist ein fortlaufender Prozess, der alle Mitglieder und Funktionsträger einbezieht. Durch klare Zuständigkeiten, regelmäßige Schulungen und eine systematische Dokumentation können Datenschutzanforderungen erfolgreich umgesetzt werden. Dabei ist es wichtig, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und die Datenschutzkultur im Verein kontinuierlich zu pflegen. Nur durch gemeinsames Handeln kann der Verein die datenschutzrechtlichen Anforderungen nachhaltig sichern.