Umgang mit alten Excel- und Word-Dateien (.doc und .xls)

So wandeln Sie alte Word- und Excel-Dokumente in die neuen Dateiformate (.docx und .xlsx)

Veraltete Word- und Excel-Dokumente mit den Dateiendungen .doc und .xls stellen aus verschiedenen Gründen ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. Diese alten Formate werden nicht mehr von den neuesten Versionen von Microsoft Office optimal unterstützt, was zu Problemen bei der Dokumentensicherheit, Kompatibilität und Funktionalität führen kann. Um Ihr System und Ihre Dateien zu schützen, sollten Sie daher alle veralteten Dokumente auf die modernen Dateiformate .docx (für Word) und .xlsx (für Excel) umstellen.

Warum alte Dateiformate problematisch sein können

• Sicherheitslücken: Ältere Formate wie .doc und .xls sind anfälliger für Sicherheitslücken, die in den neuen Versionen der Software behoben wurden.
• Kompatibilität: Mit den aktuellen Versionen von Office-Anwendungen können alte Formate eventuell nicht vollständig geöffnet oder bearbeitet werden.
• Funktionalität: Neue Funktionen, die in den neueren Dateiformaten zur Verfügung stehen, können in alten Formaten nicht genutzt werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre alten Word- und Excel-Dateien schnell und einfach in die neuen Formate (.docx und .xlsx) umwandeln können.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Alte Excel- und Word-Dateien in die neuen Formate umwandeln

1. Erkennen der alten Dateiformate

Die alten Word-Dokumente haben die Dateiendung .doc und die alten Excel-Arbeitsmappen die Dateiendung .xls. Wenn Ihre Dokumente mit einer dieser Endungen versehen sind, handelt es sich um veraltete Dateien.

2. Öffnen Sie die Datei

Öffnen Sie das alte Word-Dokument (.doc) oder die alte Excel-Datei (.xls) in der entsprechenden Anwendung (Microsoft Word oder Microsoft Excel).

3. Speichern unter der neuen Dateiendung

Sobald Sie das Dokument geöffnet haben, gehen Sie in der Menüleiste wie folgt vor:

• Für Word (alte .doc-Datei):
  1. Klicken Sie auf Datei (oben links im Menü).
  2. Wählen Sie Speichern unter.
  3. Suchen Sie einen Speicherort, an dem Sie die Datei ablegen möchten (z.B. auf Ihrem Computer oder in der Cloud).
  4. Im Dropdown-Menü unter Dateityp wählen Sie nun Word-Dokument (*.docx).
  5. Klicken Sie auf Speichern.
• Für Excel (alte .xls-Datei):
  1. Klicken Sie auf Datei (oben links im Menü).
  2. Wählen Sie Speichern unter.
  3. Wählen Sie den Speicherort aus.
  4. Wählen Sie unter Dateityp die Option Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx).
  5. Klicken Sie auf Speichern.

4. Fertig! Das Dokument ist nun im neuen Format gespeichert

Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, wird Ihre Datei im neuen, modernen Format (.docx für Word und .xlsx für Excel) gespeichert. Sie können nun alle Funktionen und Sicherheitsupdates nutzen, die die neuen Dateiformate bieten.

5. Überprüfen Sie die Dateien

Es empfiehlt sich, die konvertierten Dateien zu öffnen, um sicherzustellen, dass sie korrekt umgewandelt wurden und keine wichtigen Formatierungen oder Inhalte verloren gegangen sind. In der Regel erfolgt die Umwandlung jedoch ohne Probleme.

Zusätzliche Tipps

• Batch-Konvertierung: Wenn Sie viele alte Dokumente auf einmal konvertieren möchten, können Sie dies auch in Microsoft Office tun, indem Sie mehrere Dateien öffnen und die Umwandlung nacheinander vornehmen. Es gibt auch Drittanbieter-Tools, die mehrere Dateien gleichzeitig konvertieren können.
• Automatische Umwandlung: Bei modernen Office-Versionen können Sie auch ein Makro oder Skript erstellen, das die Umwandlung automatisch für eine ganze Reihe von Dateien durchführt.

Fazit

Die Umstellung auf die neuen Formate .docx und .xlsx ist ein einfacher, aber wichtiger Schritt, um Ihre Dokumente sicher und kompatibel zu halten. Durch die regelmäßige Konvertierung älterer Dateien stellen Sie sicher, dass Ihre Daten geschützt bleiben und Sie die neuesten Funktionen und Sicherheitsstandards nutzen können. Wenn Sie noch alte Word- und Excel-Dokumente verwenden, nehmen Sie sich die Zeit, diese in das aktuelle Dateiformat umzuwandeln – es wird sich lohnen!