Worddokumente als Email versenden

Word-Dokumente als E-Mail versenden: Ein Leitfaden für Microsoft Word

Das Versenden von Word-Dokumenten per E-Mail ist eine häufige und einfache Methode, um Dokumente mit anderen zu teilen. In Microsoft Word gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Dokument direkt als Anhang oder sogar als eingebetteten Text in eine E-Mail zu versenden. In diesem Wissensartikel erfahren Sie, wie Sie Word-Dokumente als E-Mail verschicken können und welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen.

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1. Word-Dokument als E-Mail-Anhang versenden

Das Versenden eines Word-Dokuments als Anhang ist die gängigste Methode. Dabei bleibt das Dokument unverändert, sodass der Empfänger es in seiner vollständigen Form erhalten kann.

Schritte:

1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
2. Klicken Sie auf die „Datei“-Registerkarte in der oberen linken Ecke von Word.
3. Wählen Sie „Teilen“ aus dem Menü.
4. Klicken Sie auf „E-Mail“.
   • Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie „An E-Mail als Anlage senden“ wählen.
5. Microsoft Word öffnet nun ein neues E-Mail-Fenster in Outlook oder Ihrem Standard-E-Mail-Programm, das das Word-Dokument als Anhang enthält.
6. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, einen Betreff und eine Nachricht ein.
7. Klicken Sie auf „Senden“, um das Dokument zu verschicken.

Tipps:

• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Anwendung korrekt konfiguriert ist, wenn Sie diese Methode verwenden, insbesondere wenn Sie nicht Microsoft Outlook nutzen.
• Vergewissern Sie sich, dass das Dokument vollständig gespeichert ist, bevor Sie es versenden, um unerwünschte Änderungen zu vermeiden.

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2. Word-Dokument direkt als E-Mail-Nachricht versenden

Wenn Sie den Text eines Word-Dokuments direkt in den Körper einer E-Mail einfügen möchten, ohne das Dokument als Anhang zu versenden, können Sie dies ebenfalls tun. Diese Methode ist nützlich, wenn der Empfänger keine Anhänge öffnen möchte oder wenn Sie das Dokument in der E-Mail selbst bereitstellen möchten.

Schritte:

1. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument.
2. Klicken Sie auf die „Datei“-Registerkarte.
3. Wählen Sie „Teilen“ und klicken Sie auf „E-Mail“.
4. Wählen Sie „Als Text in E-Mail“ aus.
   • Diese Option kopiert den Inhalt Ihres Dokuments in den Textkörper der E-Mail.
5. Ihr Standard-E-Mail-Programm öffnet sich mit dem Word-Dokumentinhalt als Nachricht. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers und einen Betreff ein.
6. Klicken Sie auf „Senden“, um das Dokument zu verschicken.

Tipps:

• Diese Methode entfernt Formatierungen und bestimmte Word-spezifische Layouts. Wenn Sie das Layout beibehalten möchten, sollten Sie den Anhang versenden.
• Wenn Ihr Dokument Grafiken oder Tabellen enthält, überprüfen Sie, ob diese korrekt in die E-Mail übertragen wurden.

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3. Dokument als PDF statt Word-Datei versenden

Es kann sinnvoll sein, ein Word-Dokument als PDF zu versenden, um die Formatierung beizubehalten und die Datei weniger bearbeitbar zu machen. Microsoft Word bietet eine einfache Möglichkeit, ein Dokument in PDF zu konvertieren, bevor es als E-Mail verschickt wird.

Schritte:

1. Öffnen Sie das Word-Dokument.
2. Klicken Sie auf die „Datei“-Registerkarte.
3. Wählen Sie „Speichern unter“ und suchen Sie den Speicherort, an dem Sie das PDF speichern möchten.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü „PDF“ als Dateiformat.
5. Speichern Sie die Datei.
6. Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und fügen Sie die gespeicherte PDF-Datei als Anhang hinzu.
7. Geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail ein und klicken Sie auf „Senden“.

Vorteile:

• Das PDF-Format stellt sicher, dass das Dokument auf allen Geräten gleich aussieht, unabhängig davon, ob der Empfänger Microsoft Word installiert hat.
• PDF-Dateien sind schwerer zu bearbeiten als Word-Dokumente, was zusätzlichen Schutz bietet.

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4. Word-Dokumente aus Outlook heraus senden

Wenn Sie Microsoft Outlook als E-Mail-Programm verwenden, können Sie ein Word-Dokument direkt aus der Anwendung heraus senden, ohne Microsoft Word öffnen zu müssen.

Schritte:

1. Öffnen Sie Microsoft Outlook.
2. Erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie auf „Neue E-Mail“ klicken.
3. Klicken Sie auf „Einfügen“ und dann auf „Dateianhang“.
4. Suchen Sie Ihr Word-Dokument, wählen Sie es aus und klicken Sie auf „Einfügen“.
5. Geben Sie die Empfängeradresse, einen Betreff und eine Nachricht ein.
6. Klicken Sie auf „Senden“, um das Dokument zu verschicken.

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5. E-Mail mit Word-Dokument über Webmail (z. B. Gmail, Yahoo)

Wenn Sie ein Webmail-Dienst wie Gmail, Yahoo oder Outlook.com verwenden, können Sie ebenfalls ein Word-Dokument als Anhang versenden.

Schritte (Beispiel für Gmail):

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf „Verfassen“, um eine neue E-Mail zu erstellen.
2. Klicken Sie unten auf das Büroklammer-Symbol (Dateianhang).
3. Wählen Sie das Word-Dokument auf Ihrem Computer aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
4. Geben Sie den Empfänger, den Betreff und die Nachricht ein.
5. Klicken Sie auf „Senden“.

Tipps:

• Wenn Sie Gmail verwenden, können Sie auch Google Docs verwenden, um Word-Dokumente zu importieren, zu bearbeiten und zu versenden, falls der Empfänger Probleme mit Word-Dokumenten hat.

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6. E-Mail-Einstellungen und Tipps

• Dateigrößenbeschränkungen: E-Mail-Server haben in der Regel eine Größenbeschränkung für Anhänge. Wenn Ihr Word-Dokument sehr groß ist, versuchen Sie es zu komprimieren (z. B. als ZIP-Datei) oder laden Sie es in die Cloud (z. B. Google Drive, OneDrive) und senden Sie den Link.
• Sicherheitswarnungen: Wenn Sie ein Word-Dokument als E-Mail-Anhang versenden, kann der Empfänger aufgrund von Sicherheitsrichtlinien des E-Mail-Providers oder seiner eigenen Einstellungen vorgewarnt werden, wenn er den Anhang öffnet. Achten Sie darauf, den Empfänger darüber zu informieren, dass es sich um ein vertrauenswürdiges Dokument handelt.
• Cloud-basierte Datei-Optionen: Wenn Sie ein Dokument über Cloud-Speicher wie OneDrive oder Google Drive teilen, können Sie auch eine E-Mail mit einem Link zur Datei senden, anstatt sie als Anhang zu verschicken.

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7. Fazit

Das Versenden von Word-Dokumenten per E-Mail ist eine unkomplizierte Methode, um Dokumente schnell und sicher mit anderen zu teilen. Sie können entweder das Dokument als Anhang senden, den Inhalt in die E-Mail einfügen oder die Datei als PDF versenden, um die Formatierung beizubehalten. Denken Sie daran, das Dokument zu überprüfen, die E-Mail-Adresse korrekt einzugeben und sicherzustellen, dass der Anhang die richtige Größe hat, bevor Sie das Dokument verschicken.