Datenschutzerklärungen im Verein

In jedem Verein werden personenbezogene Daten von Mitgliedern, Mitarbeitern und Kontaktpersonen der Vertragspartner verarbeitet. Für den rechtssicheren Umgang mit diesen Daten benötigt der Verein eine entsprechende Rechtfertigung nach DSGVO. Eine professionelle Datenschutzerklärung im Verein ist daher unverzichtbar.

Rechtliche Grundlagen für Datenschutzerklärungen im Verein

Bei Mitgliederdaten ergibt sich die Erlaubnis zur Datenverarbeitung bereits in Teilen aus dem Vereinseintritt selbst. Zusätzlich entstehen Rechtsgrundlagen aus verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen zur Dokumentation und Abrechnung. Eine ausdrückliche Einwilligung Ihrer Mitglieder ist daher nicht in allen Fällen erforderlich.

Die Rechtsgrundlage muss jedoch in einer Vereinssatzung oder Datenschutzordnung klar hervorgehen. Bezüglich der Daten Ihrer Mitarbeiter und der Kontaktdaten Ihrer Vertragspartner folgt die Erlaubnis zur Verwendung ebenfalls aus dem jeweiligen Vertragsverhältnis. Wichtig: Diese Vertragszustimmung ist immer zweckgebunden.

Veröffentlichung von Fotos und Bildern

Zeigen Sie auf der Internetseite Ihres Vereines oder in Flyern und Vereinszeitschriften Fotos Ihrer Mitglieder? Dann müssen Sie besondere datenschutzrechtliche Anforderungen beachten. Die Veröffentlichung von Bildmaterial unterliegt strengen Regelungen.

Eintrittserklärung neuer Mitglieder datenschutzkonform gestalten

Die korrekte Einholung von Einwilligungen bei neuen Mitgliedern ist der größte Unsicherheitsfaktor bei Vereinen. Wofür braucht der Verein eine Einwilligung und wofür nicht? Es gilt immer der Grundsatz der Datenminimierung nach DSGVO.

Die Lösung ist eigentlich recht einfach: Schauen Sie in die Satzung, die Vereinsordnung und die Datenschutzordnung des Vereins. Dort finden Sie die Antworten auf die meisten Fragen zur Datenverarbeitung.

Bankverbindung und Pflichtangaben

Ist in der Satzung festgelegt, dass eine Mitgliedschaft ohne Angabe der Bankverbindung nicht möglich ist, darf der Verein diese ohne separate Einwilligung verarbeiten. Ist dies jedoch nicht der Fall, muss der Verein hierfür zwingend eine Einwilligung einholen. Dem Mitglied muss klar erkennbar sein, dass es sich um eine freiwillige Angabe handelt.

Kommunikationsdaten rechtssicher erheben

Auch die Daten für die Kommunikation müssen in der Satzung oder Datenschutzordnung geregelt sein. Wenn keine Regelung existiert, ist dem Verein gestattet, ein Kommunikationsmedium zu wählen. Dies kann Telefon oder E-Mail sein, aber nicht beides ohne entsprechende Rechtsgrundlage.

Das Mitglied muss deutlich erkennen können, was eine freiwillige Angabe ist und was zwingend für den Mitgliedsvertrag benötigt wird. Transparenz ist hier das oberste Gebot der Datenschutzerklärung im Verein.

Bildrechte und Fotonutzung im Verein

Das Thema Bilder und Fotos ist rechtlich komplex und oft umstritten. Viele Vereine berufen sich auf das Kunsturhebergesetz KUG §22 und §23. Das ist grundsätzlich auch in Ordnung und wird von Datenschutzbehörden akzeptiert.

Auch die Behörden haben nichts gegen Spielberichte mit Fotos einzuwenden, also ein Foto zusammen mit einem journalistischen Bericht. Hierbei sollten Sie Kinder jedoch nicht einfach unter das KUG einordnen. Denn diese haben eine besondere Schutzbedürftigkeit nach DSGVO.

Fotos von Trainingseinheiten oder Vereinsfeiern dürfen nur mit einer ausdrücklichen Einwilligung auf der Vereinswebseite veröffentlicht werden. Im Zweifelsfall wird die Rechtmäßigkeit der Veröffentlichung immer ein Gericht entscheiden müssen.

Abteilungsvorstand, Trainer und weitere Funktionsträger verpflichten

Es ist ein absolutes Muss für jeden datenschutzkonformen Verein: Verpflichten Sie alle Ihre Funktionsträger auf die „Wahrung der Vertraulichkeit“. Diese Verpflichtung ist gesetzlich vorgeschrieben und schützt sowohl den Verein als auch die betroffenen Personen.

Alle Personen mit Zugriff auf personenbezogene Daten müssen schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Dies gilt für Vorstände, Trainer, Übungsleiter und alle weiteren ehrenamtlichen oder hauptamtlichen Mitarbeiter. Dokumentieren Sie diese Verpflichtungen sorgfältig in Ihrer Datenschutzdokumentation.