Outlook und Outlook Web App (OWA) | Stellvertreterzugriff und Freigabe von Postfach und Kalender

Stellvertreterzugriff und Freigabe von Postfach und Kalender in Outlook und Outlook Web App (OWA)

Thema: Einrichtung von Stellvertreterzugriff und Freigabe für Postfach und Kalender in Microsoft Outlook und Outlook Web App (OWA)

Einleitung

In Microsoft Outlook und OWA haben Benutzer die Möglichkeit, anderen Mitarbeitern gezielt Zugriff auf ihr Postfach, ihren Kalender und andere Ordner zu gewähren. Diese Anleitung beschreibt, wie Sie Stellvertreterzugriff sowie Freigaben in Outlook und OWA einrichten können.

1. Stellvertreterzugriff in Microsoft Outlook (Desktop-Anwendung)

Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Outlook öffnen: Starten Sie die Outlook-Anwendung.
2. Kontoeinstellungen aufrufen:
   • Gehen Sie im Menü zu Datei > Kontoeinstellungen > Zugriffsrechte für Stellvertreter.
3. Stellvertreter hinzufügen:
   • Klicken Sie auf Hinzufügen… und wählen Sie den Mitarbeiter aus, der als Stellvertreter agieren soll.
4. Berechtigungsstufen festlegen:
   • Nach der Auswahl können Sie festlegen, welche Berechtigungen der Stellvertreter erhalten soll:
     • Kalender: Anzeige-, Bearbeitungs- oder Sendeoptionen.
     • Posteingang: Anzeige-, Bearbeitungs- oder Sendeoptionen.
     • Aufgaben, Notizen und Kontakte: Wählen Sie je nach Bedarf die gewünschten Berechtigungen.
5. Änderungen speichern:
   • Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern und die Berechtigungen zu übernehmen.

Hinweis: Stellvertreter mit Sendeberechtigung können im Namen des Kontoinhabers E-Mails verfassen und versenden.

2. Stellvertreterzugriff in der Outlook Web App (OWA)

In OWA können Sie Ordner, wie Ihren Kalender und E-Mails, zur Anzeige für andere freigeben. Es gibt jedoch keine Stellvertreteroptionen wie in der Desktop-Anwendung. So richten Sie Freigaben ein:

Kalenderfreigabe in OWA

1. OWA öffnen: Melden Sie sich unter https://outlook.office.com an.
2. Kalenderansicht aufrufen:
   • Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Kalender.
3. Kalender teilen:
   • Wählen Sie den Kalender aus, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf Freigeben.
   • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein und wählen Sie die Berechtigungsstufe aus (Anzeigen, Bearbeiten, Vollzugriff).
4. Einladungs-E-Mail: Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail mit einem Link zum Kalender.

Postfachfreigabe in OWA

1. Einstellungen aufrufen: Gehen Sie in die Einstellungen (Zahnradsymbol oben rechts) und wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
2. Freigabe für Posteingang einrichten:
   • Wählen Sie E-Mail > Postfachberechtigungen.
   • Klicken Sie auf Posteingang freigeben und geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein.
   • Wählen Sie die gewünschten Berechtigungen (Lesen, Bearbeiten).
3. Bestätigen: Der Mitarbeiter erhält Zugriff auf die freigegebenen Ordner.

3. Unterschied zwischen Stellvertreterzugriff und Freigabe

• Stellvertreterzugriff: Ermöglicht einem Stellvertreter das Senden von E-Mails im Namen des Kontoinhabers sowie volle Bearbeitungsrechte im Kalender (nur in der Desktop-Anwendung verfügbar).
• Freigabe: Bietet eingeschränktere Anzeige- und Bearbeitungsrechte, ohne die Möglichkeit, im Namen des Kontoinhabers E-Mails zu senden (in OWA und Desktop verfügbar).

Hinweise

• IT-Support kontaktieren: Wenn Sie Schwierigkeiten beim Einrichten der Freigabe oder des Stellvertreterzugriffs haben, wenden Sie sich an den IT-Support.
• Sicherheitsrichtlinien beachten: Stellen Sie sicher, dass die Freigaben und Berechtigungen im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien vergeben werden.

Mit diesen Anweisungen können Sie Kollegen gezielt den Zugriff auf Ihre Daten gewähren und bei Bedarf als Stellvertreter einsetzen.