Einsicht Führungszeugnis von Trainer, Übungsleiter und Funktionsträgern im Verein

Erweitertes Führungszeugnis für Trainer und Betreuer im Verein

Das erweiterte Führungszeugnis dient dem Schutz von Minderjährigen in Vereinen. Personen, die mit der Betreuung, Beaufsichtigung oder Ausbildung von Kindern und Jugendlichen beauftragt sind, müssen nachweisen, dass sie nicht wegen bestimmter Sexualstraftaten vorbestraft sind.

Vereine müssen sich bei Beginn der Tätigkeit und in regelmäßigen Abständen ein erweitertes Führungszeugnis von Trainern, Übungsleitern und Funktionsträgern vorlegen lassen. Diese gesetzliche Verpflichtung schützt die ihnen anvertrauten Minderjährigen.

Datenschutz beim Führungszeugnis nach DS-GVO

Nach der DS-GVO stellen personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen eine besondere Kategorie von Daten dar. Die Verarbeitung solcher Daten ist jedoch zulässig, wenn sie unter behördlicher Aufsicht stattfindet oder gesetzliche Regelungen geeignete Garantien vorsehen.

§ 72a Absatz 5 des Sozialgesetzbuches VIII bildet die rechtliche Grundlage für Vereine. Danach dürfen nur bestimmte Informationen dokumentiert werden: der Umstand der Einsichtnahme, das Datum des Führungszeugnisses und die Information, ob eine einschlägige Verurteilung vorliegt.

Was dürfen Vereine speichern?

Der Verein darf die erhobenen Daten nur speichern, verändern und nutzen, soweit dies zum Ausschluss ungeeigneter Personen von der Tätigkeit erforderlich ist. Die Daten müssen vor dem Zugriff Unbefugter geschützt werden.

Wird im Anschluss an die Einsichtnahme keine Tätigkeit aufgenommen, sind die Daten unverzüglich zu löschen. Ansonsten müssen die Daten spätestens drei Monate nach Beendigung der Tätigkeit gelöscht werden.

Technische und organisatorische Maßnahmen

Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten. Dazu gehören Passwortschutz, eingeschränkte Zugangsberechtigung und Löschungsanweisungen im Verarbeitungsverzeichnis.

Als Rechtsgrund für die Datenverarbeitung können verschiedene Artikel 6 DS-GVO Grundlagen herangezogen werden. Bei einschlägigen Tätigkeiten kommen die Vertragserfüllung (Buchstabe b), die rechtliche Verpflichtung (Buchstabe c) und die Wahrung berechtigter Interessen (Buchstabe f) in Betracht.

Empfehlung zur praktischen Umsetzung im Verein

Es empfiehlt sich, dass nur der Vorsitzende des Hauptvorstandes Einsicht in das erweiterte Führungszeugnis nimmt. Dieser dokumentiert lediglich den Namen der Person und den Tag der Einsichtnahme.

Diese minimalen Angaben reichen zur Erfüllung der gesetzlichen Auflagen gegenüber den Kommunen aus. Das Führungszeugnis selbst verbleibt beim Eigentümer und wird nicht beim Verein aufbewahrt.

Durch dieses Vorgehen bleiben die technischen und organisatorischen Anforderungen für den Verein auf einem angemessenen und umsetzbaren Niveau. Gleichzeitig wird der Datenschutz optimal gewährleistet.